Backup dei dati: la regola 3-2-1 e come applicarla

Un backup è una copia dei dati che puoi ripristinare quando l'originale non c'è più: per un guasto, un errore, un furto o un attacco. La regola di riferimento è la 3-2-1: almeno tre copie dei dati, su due tipi di supporto diversi, con una copia fuori sede o scollegata dalla rete. Spesso si dimentica un passaggio che la regola non nomina: provare il ripristino. Una copia mai ripristinata non dà garanzie.

In questa guida trovi come decidere cosa salvare, come applicare la regola a computer, telefoni e studio o piccola azienda, e quali controlli fare. Qui resta la strategia generale, senza entrare nei dettagli di RAID e NAS, trattati in perché il RAID non è un backup.

Sincronizzazione e backup non sono la stessa cosa

Una cartella sincronizzata con un servizio cloud mantiene uguali due posizioni. Se cancelli un file o un malware lo cifra, la modifica si propaga anche all'altra parte. Alcuni servizi conservano le versioni precedenti per un periodo limitato, ma questo dipende dal servizio e dal piano: va verificato, non dato per scontato.

Un backup, invece, è una copia separata nel tempo: conserva più versioni e non cambia perché l'originale cambia. Quando valuti uno strumento, chiediti tre cose:

• cosa succede se cancello un file per errore;
• per quanto tempo posso tornare a una versione precedente;
• cosa succede se lo spazio finisce o l'abbonamento scade.

La regola 3-2-1, voce per voce

• 3 copie. L'originale più due copie. Se una si rovina, resta un'alternativa.
• 2 supporti diversi. Per esempio il disco del computer, un disco esterno e un servizio online. Due copie sullo stesso disco o sullo stesso dispositivo valgono come una sola.
• 1 copia lontana o offline. Un incendio, un furto o un ransomware possono colpire tutto ciò che sta nello stesso ambiente o è raggiungibile dalla rete. La guida #StopRansomware di CISA raccomanda backup cifrati offline dei dati critici e avverte che molte varianti di ransomware cercano e cancellano o cifrano i backup raggiungibili.

Molti professionisti aggiungono un'estensione: copia offline o non modificabile, più la verifica che il ripristino riesca senza errori. È un'evoluzione sensata della stessa idea, non un obbligo.

Cosa salvare: parti da ciò che non puoi rifare

Fai un elenco dei dati che costerebbero tempo o denaro da ricostruire e scrivi dove si trovano. Per una piccola azienda di solito sono:

1. documenti e cartelle condivise;
2. archivi dei programmi gestionali e contabili, spesso fuori dalle cartelle «Documenti»;
3. posta elettronica e rubriche;
4. database, siti web e relative configurazioni;
5. foto, progetti e file di lavoro dei singoli;
6. chiavi di recupero, licenze e credenziali di accesso ai servizi di copia.

Poi decidi quanto lavoro sei disposto a ricostruire. Se puoi perdere al massimo un giorno di lavoro, la copia deve essere almeno giornaliera; se un giorno è troppo, serve una frequenza più alta. Quel numero guida tutte le altre scelte.

Computer, telefono e servizi: cosa copre ogni strumento

Windows. Windows Backup salva le cartelle che attivi (Desktop, Documenti, Immagini e simili) su OneDrive, oltre ad alcune impostazioni e all'elenco delle app. Richiede un account Microsoft personale: secondo Microsoft non è supportato per gli account aziendali o scolastici. Le cartelle non selezionate restano fuori.

Mac. Time Machine copia su un'unità esterna dedicata ai backup e conserva copie orarie, giornaliere e settimanali, eliminando le più vecchie quando il disco si riempie. Durante la configurazione il Mac può chiedere di inizializzare il disco: controlla prima che non contenga l'unica copia di altri dati. Puoi cifrare il backup, ma senza la password non ripristini nulla.

Android. Il backup di Google include dati di app, contatti, impostazioni e messaggi, mentre foto e video passano da Google Foto. Google precisa che il backup completo non è disponibile per tutte le app: per quelle che contengono dati importanti verifica le funzioni di esportazione.

Server e macchine virtuali. Qui non basta copiare le cartelle: contano le copie coerenti dei database e un ripristino dell'intero sistema. È l'area in cui l'assistenza aziendale ha più senso, perché la configurazione va adattata a come lavora l'azienda.

Il ripristino è la prova che conta

Un backup completato senza errori non dimostra che i dati siano recuperabili. CISA raccomanda di verificare con regolarità disponibilità e integrità delle copie. In pratica:

1. scegli alcuni file non riservati e ripristinali in una cartella diversa, senza sovrascrivere gli originali;
2. aprili con il programma abituale e confronta il contenuto;
3. una volta all'anno, o dopo ogni cambio importante, simula il ripristino di un sistema o di un database intero e annota quanto tempo serve;
4. controlla che le chiavi di cifratura e gli account di recupero siano in mano al titolare, non solo a chi ha configurato la copia.

Segnali che il backup non è affidabile

• l'ultima copia riuscita risale a settimane fa e nessuno riceve un avviso;
• il disco di destinazione è sempre collegato e raggiungibile da tutti i computer;
• i dati di un programma vivono in una cartella che non è inclusa;
• nessuno ha mai provato un ripristino;
• il responsabile della copia è una sola persona e non c'è documentazione.

Se il disco ha già problemi

Se il disco originale dà errori o i dati sono già scomparsi, spegni il dispositivo e non avviare programmi di recupero né ripristini sullo stesso disco: ogni scrittura può sovrascrivere ciò che si poteva ancora leggere. In questi casi l'ordine è: sospendere l'uso, spedire il supporto e fare una valutazione in laboratorio prima di tentare altro. Se il problema è un guasto fisico, la pagina riparazioni spiega il percorso. Per gli SSD, perché recuperare i dati da un SSD guasto è più difficile.

Un passo concreto per la tua azienda

Questa settimana fai due cose: scrivi l'elenco dei dati che non puoi perdere e prova a ripristinarne un campione. Se emergono lacune, o vuoi che un tecnico imposti le copie di server, postazioni e servizi cloud e le controlli nel tempo, descrivi la tua situazione con la richiesta guidata: l'assistenza aziendale di Tech Care lavora in gran parte da remoto e prepara un preventivo sulla base di ciò che serve.